Website-Pflege mit Workspaces: Nie wieder fehlerhafte Inhalte
Workspaces: Gamechanger für die Inhaltspflege von TYPO3-Websites
Was ist TYPO3-Workspaces
Workspaces ist eine Funktion im Content-Management-System TYPO3, die Basis für viele Unternehmenswebsites. Sie ist ein echter Gamechanger für alle, die für Inhalte einer Website (oder im unternehmenseigenen Intranet) verantwortlich sind.
Mit Workspaces können Sie in einer geschützten Entwurfsumgebung (Arbeitsbereich, engl. workspace) in Ihrem TYPO3-Backend nach Belieben Inhalte als Entwurf erstellen, verändern und einen Freigabeprozess durchlaufen lassen, bevor sie veröffentlicht werden.
Das Besondere an Workspaces
- Trennung zwischen Live-Inhalt und Entwurf: Inhalte bearbeiten, ohne die Live-Website zu beeinflussen? Check!
- mehrstufiger Freigabeprozess mit klaren Rollen: Wer erstellt? Wer prüft? Wer gibt frei? Alles ist klar geregelt.
- Vorschau von Inhalten vor der Veröffentlichung: Sehen, wie Anpassungen abgebildet werden, bevor die Welt sie sieht.
Hallo effizientere Website-Workflows
Warum sollten Sie Workspaces nutzen? Ganz einfach. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler - wir sind alle nur Menschen - und machen Ihr Team glücklicher. Klingt gut? Hier sind die Highlights:
- Effizienzsteigerung: Ihr Team kann gleichzeitig an Inhalten arbeiten, ohne sich gegenseitig in die Quere zu kommen.
- Qualitätssicherung: Fehlerfreie Inhalte? Dank der Workspaces-Freigabestufen für das Vier-Augen-Prinzip kein Problem.
- Zusammenarbeit: Ihr Team arbeitet harmonisch zusammen, selbst bei komplexen Projekten
Was Workspaces noch zu bieten hat:
- E-Mail-Benachrichtigung: Andere Redaktionsmitglieder werden bei Veröffentlichung informiert.
- Zeitgesteuerte Veröffentlichung: Planen Sie den Zeitpunkt der Veröffentlichung im Voraus.
- Vorschau-Link: Zeigen Sie auch Personen ohne Zugang zu Ihrem TYPO3 mit diesem Link Ihre Änderungen.
- Geordnete Workspaces-Berechtigungen: Die Bearbeitenden haben nur Zugriff auf für sie freigegebene Websitebereiche.
In Ihrem TYPO3-Backend wechseln Sie über das kleine Viereck-Icon oben in der Menüleiste (rechts neben dem Blitz-Symbol) zwischen Live-Version und Entwurf (siehe Screenshot, Schritt 1).
In der Entwurfsumgebung können Sie an der gewünschten Seite Änderungen vornehmen. Alle Änderungen werden im Modul "Arbeitsumgebungen" (Menüleiste links) übersichtlich dargestellt (2 und 3).
Möchten Sie jemandem ohne TYPO3-Zugang die Änderungen zeigen, geht das über den Vorschaulink. Der Button "Seitenvorschaulink erstellen" befindet sich oben in der Mitte, über der Liste der Änderungen (4).
Das Modul "Arbeitsumgebungen" zeigt alle Änderungen - neue, geänderte und gelöschte Inhalte.
Über die Dropdown-Menüs kann der Entwurf oder auch nur Teile des Entwurfs entweder sofort veröffentlicht werden oder er rückt im Freigabeprozess einen Schritt weiter, zum Beispiel zum Lektorat oder zur Chefredakteur*in.
Die Bearbeitungsstufen können nach Bedarf umbenannt und neu definiert werden - ganz, wie es in Ihren Redaktionsablauf passt.
Anwendungsbeispiele
Workspaces ist das Mittel zur Wahl, um Website- und Intranet-Inhalte sicher und professionell zu pflegen. Es eignet sich sowohl für kleine Redaktionen mit einer überschaubaren Mitgliederanzahl als auch für große Teams mit verschiedenen Aufgaben und Berechtigungen. Egal, ob sofortige Veröffentlichung oder zeitlich geplante Liveschaltung, ob Erstellung einer neuen Webseite oder Aktualisierung einer bestehenden Seite, TYPO3-Workspaces macht's leichter und sicherer.
Kleine Redaktion, Änderung an bestehender Seite
Sie arbeiten Sie allein oder in einem kleinen Team an Ihrer Website. Eine bestehende Seite muss um neue Informationen oder Angebote ergänzt werden.
Deshalb nehmen Sie Ihre Anpassungen mit Workspaces in einer Entwurfsumgebung vor. In der praktischen Vorschau vergleichen Sie Original und Entwurf und sehen genau, wie die Änderungen auf der Website dargestellt werden. Vielleicht wirkt es besser, wenn das eine Inhaltselement hier unten nach oben verschoben wird? Also einfach im Entwurf ausprobiert. Ohne Risiko. Die Live-Seite bleibt währenddessen unverändert.
Sobald alles fertig ist, veröffentlichen Sie die Änderungen mit einem Klick. Sie behalten die Kontrolle und arbeiten entspannt.
Großes Team, neuer Bereich auf Website
Ihr Team plant einen neuen Bereich auf der Website. Texte, Bilder und Layouts müssen von verschiedenen Personen erstellt, geprüft und abgestimmt werden. Das könnte schnell unübersichtlich werden, vor allem, wenn mehrere Personen gleichzeitig an der Website arbeiten.
Mit TYPO3-Workspaces können alle Änderungen gesammelt in einer Entwurfsumgebung vorgenommen werden. Die Arbeit bleibt klar strukturiert, da jede*r im Team genau weiß, wer was bearbeitet und welche Änderungen noch geprüft werden müssen.
Benötigen Sie Feedback anderer Abteilungen ohne TYPO3-Login? Kein Problem. Mit dem Seitenvorschau-Link teilen Sie Entwürfe mit allen, die keinen Zugang zum Content-Management-System haben.
Sobald alle Freigaben vorliegen, wird der neue Bereich mit einem Klick veröffentlicht. Stressfrei, effizient und vollkommen transparent.
Unser Fazit: Klare Empfehlung für Ihren Redaktionsworkflow
Die Workspaces-Funktion macht ihren Job perfekt - übrigens auch bei unserer ifabrik-Website. Von der ersten Idee bis zur Veröffentlichung behalten Sie die Kontrolle und sparen Zeit (und Nerven). Das können wir und unsere Kunden aus eigener Erfahrung bestätigen.
Workspaces macht Website-Workflows effizienter und stressfreier. Auf Nimmerwiedersehen "Bloß nicht!"-Momente.
Möchten Sie Ihre Unternehmenswebsite mit Leichtigkeit und Sicherheit verbessern? Wir zeigen Ihnen gern, wie Workspaces Ihre Arbeit revolutioniert. Unser Team unterstützt Sie dabei, das volle Potenzial Ihrer Website auszuschöpfen.
Kommen Sie mit uns ins Gespräch!
Autorin: Melanie Kunoth
