PRINS: Presseverteiler, Meldungen und Medienkontakte strukturiert steuern

PRINS ist für Pressestellen und Kommunikationsabteilungen geeignet, die regelmäßig Pressemeldungen veröffentlichen und mit vielen Medienkontakten, Themen und Zielgruppen arbeiten. Besonders sinnvoll ist PRINS für Hochschulen, Forschungseinrichtungen und Organisationen mit komplexer Pressearbeit.

PRINS unterstützt überall dort, wo einfache Verteilerlisten nicht mehr ausreichen und Pressearbeit strukturierter, nachvollziehbarer und weniger abhängig von einzelnen Personen werden soll.

PRINS lohnt sich, wenn Pressekontakte nicht nur in einem einzigen Verteiler gepflegt werden, sondern viele Themen, Fachbereiche, Standorte oder Zielgruppen berücksichtigt werden müssen.

Typische Anzeichen sind:

• Verteiler sind historisch gewachsen
• Kontakte werden in Excel, Outlook, Newslettertools oder Eigenlösungen gepflegt
• Änderungen an Kontaktdaten müssen an mehreren Stellen nachgezogen werden
• Aussendungen sollen nachvollziehbar dokumentiert werden
• Pressemeldungen sollen versendet und auf der Website veröffentlicht werden
• Presseanfragen und Clippings sollen einem Vorgang zugeordnet werden
• in zeitkritischen Situationen sollen Flüchtigkeitsfehler vermieden werden

PRINS ist meist nicht die passende Lösung für sehr kleine Pressestellen mit ein bis zwei Verteilern und wenigen Empfängern. Wenn nur selten Pressemeldungen versendet werden und die Kontaktpflege überschaubar bleibt, reicht oft ein einfacheres System.

Stark wird PRINS dort, wo viele Medienkontakte, Themen und Veröffentlichungsprozesse zuverlässig gesteuert werden müssen.

PRINS löst vor allem Probleme bei der Verteilerpflege, Kontaktverwaltung, Aussendung und Nachvollziehbarkeit von Pressearbeit. Viele Organisationen arbeiten vor PRINS mit Excel-Listen, Outlook-Gruppen, Newslettertools oder gewachsenen Eigenlösungen.

Dadurch entstehen häufig typische Schwierigkeiten:

• doppelte oder veraltete Kontakte
• unklare Zuständigkeiten
• schwer nachvollziehbare Verteilerstrukturen
• fehlende Versandhistorie
• hoher manueller Pflegeaufwand
• Empfängergruppen, die in der Hektik übersehen werden
• doppelte Pflege für Versand und Website

PRINS bringt Kontakte, Themen, Pressemeldungen, Aussendungen, Presseanfragen und Clippings in eine gemeinsame Struktur.

PRINS arbeitet nicht mit starren Verteilerlisten, sondern mit einer Themen- und Kategorienlogik. Redaktionsteams ordnen Pressemeldungen den passenden Themen und Kategorien zu. Medienkontakte sind wiederum mit den für sie relevanten Themen und Kategorien verknüpft.

Beim Versand führt PRINS Pressemeldung und Empfängerkreis automatisch zusammen. So entstehen passende Zielgruppen, ohne dass jede Verteilerliste manuell gepflegt werden muss.

Der Vorteil von PRINS liegt darin, dass Empfängergruppen nicht manuell über feste Listen zusammengestellt werden müssen. Stattdessen werden Kontakte, Themen und Kategorien logisch miteinander verbunden.

Das reduziert Pflegeaufwand, verbessert die Datenqualität und senkt das Risiko, Kontakte zu vergessen oder falsche Empfängergruppen anzuschreiben.

Ja, PRINS kann Pressemeldungen über eine TYPO3-Extension auf der Website veröffentlichen. Die TYPO3-Anbindung übernimmt Daten aus PRINS und veröffentlicht Pressemeldungen nach den hinterlegten Regeln.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Veröffentlichung im Pressebereich der Website
• geplante Erscheinungszeitpunkte
• Berücksichtigung von Sperrvermerken
• Vermeidung doppelter Pflege
• Verbindung von Aussendung und Website-Veröffentlichung

So müssen Pressemeldungen nicht getrennt für Versand und Website gepflegt werden.

Ja, PRINS unterstützt die Dokumentation von Presseanfragen sowie den Import und die Zuordnung von Clippings. Clippings können Aussendungen zugeordnet werden, sodass Pressemeldung, Versand und Resonanz besser nachvollziehbar bleiben.

Auch der Pressespiegel kann über die TYPO3-Anbindung abgebildet werden.

Die Einführung von PRINS beginnt mit der Analyse der bestehenden Abläufe. Gemeinsam wird geprüft, wie Medienkontakte, Themen, Zuständigkeiten, Aussendungen und Website-Veröffentlichungen bisher organisiert sind.

Ein typisches PRINS-Projekt umfasst:

• Workshop zu Abläufen, Rollen und Anforderungen
• Analyse bestehender Verteiler und Kontaktdaten
• Entwicklung einer passenden Themen- und Kategorienlogik
• Import vorhandener Kontakte
• Strukturierung und Bereinigung der Datenbasis
• technische Einrichtung von PRINS
• TYPO3-Anbindung für Website-Veröffentlichungen
• Schulung für Redaktionsteams
• Support nach dem Go-live

Für ein typisches PRINS-Projekt sollten etwa drei Monate eingeplant werden. Die genaue Dauer hängt davon ab, wie umfangreich bestehende Kontakte, Verteiler, Kategorien und Website-Prozesse übernommen oder neu strukturiert werden sollen.

Bestehende Presseverteiler müssen nicht zwingend komplett neu aufgebaut werden. Vorhandene Kontakte können importiert und anschließend strukturiert oder bereinigt werden.

Wichtig ist, dass die bestehenden Abläufe bekannt sind. Auf dieser Grundlage kann PRINS so eingerichtet werden, dass die gewachsene Verteilerstruktur in eine saubere Themen- und Kategorienlogik überführt wird.

Ja, ifabrik unterstützt beim Import, bei der Strukturierung und bei der Bereinigung vorhandener Kontaktdaten. Ziel ist eine Datenbasis, die im Alltag zuverlässig gepflegt und für gezielte Presseaussendungen genutzt werden kann.

Ja, zur Einführung von PRINS gehören Schulungen für Redaktionsteams. Dabei lernen die Nutzer*innen, wie sie Kontakte pflegen, Pressemeldungen erstellen, Themen und Kategorien zuordnen, Aussendungen vorbereiten und Veröffentlichungen nachvollziehen.

PRINS kann On-Premise betrieben werden. Das ist der Standard für Organisationen, die ihre Daten und Systeme selbst betreiben möchten. Alternativ ist auch Hosting durch ifabrik möglich. Damit kann PRINS an die technischen und organisatorischen Anforderungen der jeweiligen Einrichtung angepasst werden.

Ja, PRINS ist für den professionellen Umgang mit sensiblen Presse- und Mediendaten ausgelegt. Pressekontakte sind wertvolle Daten und müssen sauber gepflegt, geschützt und zuverlässig verfügbar sein.

PRINS unterstützt dabei unter anderem durch Rollen- und Rechteverwaltung, Freigabeprozesse, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Abläufe.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung werden bei PRINS projektbezogen geklärt. Je nach Betriebsmodell, Hosting und organisatorischen Anforderungen werden die passenden Regelungen getroffen.

Das ist besonders wichtig, weil in PRINS wertvolle Kontaktdaten, Versandhistorien und redaktionelle Vorgänge verarbeitet werden.

Ja, PRINS kann auch mobil genutzt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn Kommunikationsverantwortliche unterwegs auf Pressearbeit, Kontakte oder laufende Vorgänge zugreifen müssen.

Nein, PRINS ist kein klassisches Newslettertool. PRINS konzentriert sich auf professionelle Presseaussendungen, Medienkontakte, Themenlogik, Presseanfragen, Clippings und Website-Veröffentlichungen.

Newslettertools sind meist für regelmäßige Mailings an abonnierte Zielgruppen gedacht. PRINS ist dagegen auf die Anforderungen von Pressestellen und professioneller Medienkommunikation ausgerichtet.

Nein, PRINS ist keine All-in-One-Lösung für die gesamte Unternehmenskommunikation. Themenplanung, Social-Media-Management, Medienmonitoring oder umfassende Erfolgskontrolle stehen nicht im Mittelpunkt.

PRINS konzentriert sich bewusst auf den Teil der Pressearbeit, der im Alltag oft besonders aufwendig ist: Kontakte pflegen, Empfängergruppen steuern, Pressemeldungen versenden, Presseanfragen dokumentieren, Clippings zuordnen und Website-Veröffentlichungen nachvollziehbar abbilden.

PRINS ersetzt gewachsene Listen, Outlook-Gruppen und individuelle Eigenlösungen durch eine zentrale Struktur für Pressearbeit. Kontakte, Themen, Kategorien, Aussendungen, Presseanfragen und Clippings werden in einem System gepflegt.

Dadurch müssen Änderungen nicht an mehreren Stellen nachgezogen werden. Gleichzeitig wird nachvollziehbar, welche Pressemeldung an welche Empfängergruppen versendet wurde.

Sie können PRINS über eine Live-Demo oder einen Presseverteiler-Check kennenlernen.

Live-Demo: Wir zeigen Ihnen PRINS live und geben Ihnen einen konkreten Einblick in Funktionen, Bedienung und typische Abläufe.

Presseverteiler-Check: Wir prüfen gemeinsam, ob PRINS zu Ihrer Kommunikationsstruktur passt.