ONIX: Das Intranet für komplexe Organisationen

ONIX ist ein modulares Intranet auf Basis von TYPO3. Es bündelt interne Kommunikation, Wissen, Kontakte und häufig benötigte Services in einer zentralen Plattform. Bestehende Systeme werden dabei nicht unnötig ersetzt, sondern über Schnittstellen eingebunden.

ONIX ist für größere und komplex aufgebaute Organisationen konzipiert. Dazu gehören insbesondere Kliniken, öffentliche Verwaltungen, kommunale Unternehmen und Einrichtungen mit mehreren Standorten, Abteilungen, Berufsgruppen oder unterschiedlichen Informationsbedürfnissen.

Für kleinere Organisationen mit überschaubaren Anforderungen gibt es mit ONIX lite eine schlankere Einstiegslösung.

ONIX kann ein bestehendes SharePoint-Intranet als zentrale Kommunikationsplattform ersetzen. Es ersetzt jedoch nicht automatisch alle Funktionen von SharePoint, Teams oder einem Dokumentenmanagementsystem.

Teams dient vor allem dem direkten Austausch sowie Chat- und Videokonferenzen. Ein DMS verwaltet Dokumente revisionssicher und versioniert. SharePoint wird häufig für die Zusammenarbeit an Dokumenten und Microsoft-365-Prozesse eingesetzt. ONIX verbindet diese Systeme und schafft einen gemeinsamen, redaktionell steuerbaren Einstiegspunkt für Mitarbeitende.
 

Die Zielgruppen werden über Gruppen im Active Directory gebildet. So können Inhalte beispielsweise bestimmten Standorten, Abteilungen oder Rollen zugeordnet werden.

Mitarbeitende erhalten dadurch vorrangig die Informationen, die für ihren Arbeitsbereich relevant sind. Gleichzeitig können organisationsweit wichtige Inhalte zentral bereitgestellt werden.

Hinweise und abonnierte Inhalte werden innerhalb von ONIX angezeigt. App-basierte Push-Nachrichten gibt es nicht, da ONIX ohne zusätzliche App genutzt wird.

Für besonders dringende Mitteilungen, die Mitarbeitende unabhängig von einem Intranetbesuch sofort erreichen müssen, sollten deshalb ergänzende Kommunikationswege vorgesehen werden.

Nein. ONIX ist browserbasiert und responsiv. Das Intranet kann am Arbeitsplatz, auf Tablets und auf Smartphones genutzt werden, ohne dass eine zusätzliche App installiert werden muss.

Der reguläre externe Zugriff auf ONIX erfolgt über eine VPN-Verbindung. Private Endgeräte können genutzt werden, sofern die betrieblichen und sicherheitsbezogenen Regeln der jeweiligen Organisation dies zulassen.

Für festgelegte externe Nutzergruppen kann optional ein ONIX-Satellit eingerichtet werden. Damit lassen sich ausgewählte Informationen und Funktionen außerhalb des internen Intranets bereitstellen.

Die Suche kann neben den Inhalten des Intranets auch Inhalte aus angebundenen Systemen einbeziehen. Dazu gehören beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme, MediaWiki und weitere Datenquellen.

Welche Systeme durchsucht werden und welche Inhalte angezeigt werden dürfen, richtet sich nach den eingerichteten Schnittstellen sowie dem jeweiligen Rollen- und Rechtekonzept.

ONIX unterstützt zentrale und dezentrale Redaktionsmodelle. Fachbereiche können eigene, klar abgegrenzte Bereiche pflegen, ohne Zugriff auf das gesamte Intranet zu erhalten.

Möglich sind unterschiedliche Redaktionsrollen, Freigabeprozesse, eingeschränkte Inhaltsbereiche und zeitgesteuerte Veröffentlichungen. Die konkreten Abläufe werden passend zu den Zuständigkeiten der Organisation eingerichtet.

ONIX kann innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur betrieben werden. Rollen und Rechte, Single Sign-on, die Anbindung an das Active Directory sowie der externe Zugriff über VPN unterstützen einen kontrollierten Betrieb.

Welche Nutzungsdaten verarbeitet werden und welche Auswertungen zulässig sind, wird gemeinsam mit Datenschutz, Informationssicherheit und gegebenenfalls dem Personalrat festgelegt. Die Datenschutzkonformität hängt deshalb nicht allein vom Produkt, sondern auch von seiner Konfiguration und Nutzung ab.

ONIX ist technisch umfassend barrierearm umgesetzt und berücksichtigt Anforderungen der WCAG auf Konformitätsstufe AA sowie der BITV 2.0.

Zur Einführung gehören Schulungen, in denen Redakteur*innen lernen, Inhalte möglichst barrierefrei zu erstellen. Die tatsächliche Barrierefreiheit des gesamten Intranets hängt zusätzlich von individuellen Designanpassungen, Erweiterungen und den später eingestellten Inhalten ab.

Zu Beginn werden Ziele, Zielgruppen, vorhandene Informationswege, Inhalte, technische Rahmenbedingungen und benötigte Schnittstellen analysiert. Darauf folgen Konzeption, Einrichtung, individuelle Anpassungen, Migration und Schulungen.

Pilotgruppen und eine Beta-Phase ermöglichen es, das Intranet vor dem organisationsweiten Start unter realen Bedingungen zu testen. Die ifabrik unterstützt außerdem beim Redaktionskonzept, bei der internen Kommunikation und beim Rollout.

Ein technisch einsatzfähiges ONIX-Basissystem kann bei geklärten Voraussetzungen innerhalb von 60 Tagen bereitgestellt werden.

Für ein vollständiges Projekt mit Beratung, Konzeption, Anpassungen, Schnittstellen, Migration, Beta-Phase und organisationsweitem Rollout sind in der Regel vier bis sechs Monate realistisch. Die konkrete Dauer hängt vor allem von den Entscheidungswegen, den gewünschten Integrationen und dem Umfang der zu übernehmenden Inhalte ab.

Der interne Aufwand verteilt sich auf mehrere Projektphasen und verschiedene Verantwortliche. Nicht alle Beteiligten müssen dabei durchgehend eingebunden sein.

Für das Kernteam empfehlen wir:

• eine interne Projektleitung,
• die Unternehmenskommunikation,
• die Chefredaktion beziehungsweise zentrale Inhaltsverantwortliche,
• eine*n IT-Systemadministrator*in oder die IT-Leitung,
• eine Vertretung der HR-Abteilung.

Dieses Team begleitet das Projekt kontinuierlich, trifft grundlegende Entscheidungen und koordiniert Inhalte, Technik und interne Abläufe.
Das erweiterte Team sollte insbesondere den Personalrat und die Datenschutzbeauftragten umfassen. Sie werden frühzeitig bei den für sie relevanten Fragen einbezogen, beispielsweise bei Zugriffsrechten, Personalisierung, Nutzungsstatistiken und dem Umgang mit personenbezogenen Daten.
Der größte interne Aufwand entsteht erfahrungsgemäß bei der Abstimmung der Anforderungen, der Prüfung und Aufbereitung bestehender Inhalte sowie in der Test- und Einführungsphase. Konzeption, technische Umsetzung, Migration, Schulungen und Rollout-Begleitung übernimmt die ifabrik im vereinbarten Umfang.
 

Ja. Die ifabrik unterstützt sowohl vollständige als auch teilweise Migrationen. Welche Inhalte automatisiert übertragen, redaktionell überarbeitet oder bewusst nicht übernommen werden, wird gemeinsam festgelegt.

Eine Migration ist häufig auch eine gute Gelegenheit, veraltete Inhalte auszusortieren, Zuständigkeiten zu klären und die Informationsstruktur neu aufzubauen.

Der Preis richtet sich nach den benötigten Modulen, Schnittstellen, individuellen Anpassungen, dem Migrationsumfang und den gewünschten Leistungen zur Einführung.

Die Lizenzkosten sind nicht von der Anzahl der Nutzer*innen oder dem Nutzungsvolumen abhängig. ONIX kann gekauft oder gemietet werden. Zum Projekt gehören typischerweise die ONIX-Lizenz, das technische Setup, die Einrichtung der ausgewählten Funktionen sowie vereinbarte Leistungen wie Migration und Schulung.

Nach einer ersten Analyse der Anforderungen erstellt die ifabrik ein konkretes und nachvollziehbares Angebot.
 

Die jährliche Wartung umfasst Sicherheitsupdates und die kontinuierliche Weiterentwicklung von ONIX. Darüber hinaus ist pro Wartungsjahr ein neues Feature aus der laufenden Produktentwicklung enthalten.

Der Support unterstützt Redakteur*innen und Verantwortliche bei Fragen und Problemen im täglichen Betrieb. Individuelle Erweiterungen und neue organisationsspezifische Funktionen können zusätzlich beauftragt werden.
 

Abhängig von den betrieblichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben können unter anderem Reichweiten, Seitenaufrufe, Suchanfragen und die Nutzung einzelner Funktionen ausgewertet werden.

Welche Daten tatsächlich erhoben und wie lange sie gespeichert werden, wird gemeinsam mit Datenschutz, Informationssicherheit und Personalrat festgelegt. So erhält die Unternehmenskommunikation hilfreiche Erkenntnisse, ohne mehr Daten zu verarbeiten als erforderlich.