Social Intranet: Kommunikation im Unternehmen langfristig verbessern
Mit dem Intranet steht und fällt die interne Unternehmenskommunikation.
Wer wünscht es sich nicht? Zufriedene Mitarbeitende, einen reibungslosen Betriebsablauf und ein Wir-Gefühl, das auch im Außen wahrgenommen wird. Um am Markt zu bestehen, muss ein Unternehmen als eine Einheit funktionieren. Dabei ist eine gute Unternehmenskommunikation entscheidend. Es gibt viele Wege Informationen in einem Unternehmen auszutauschen. Eine der elegantesten Kommunikationslösungen ist das Intranet. Seitdem soziale Netzwerke vermehrt an Zuspruch gewinnen, erfährt das klassische Intranet einen Refresh und wird zum Social Intranet.
Social Intranet versus klassisches Intranet: Ein Vergleich
Fällt das Wort Intranet, denkt man zunächst an die klassische Definition. Ein firmeninternes Netzwerk, welches die Menschen mit Informationen versorgt, jedoch hierarchisch nach alten Mustern aufgebaut ist. Das Business Intranet erlebt in Zeiten von Social Media gerade eine Auffrischung, denn es passt nicht mehr zu einer offen gelebten Unternehmenskultur. Im Zuge dessen fallen Begriffe wie „Social Collaboration“, „Social Network“ und „Digital Workplace“, die das neue Intranet auch genannt „Social Intranet“ definieren.
Was ist nun dieses „Social Intranet“?
Wie das klassische Intranet ist das Social Intranet auf bestimmte Nutzende limitiert. Beispielsweise können dies Mitarbeitende in einem Unternehmen sein oder Mitglieder eines Vereins. Sie erhalten Zugriff auf eine interne Website und die darin enthaltenen Informationen. Im Gegenteil zum klassischen Intranet erfolgt der Aufbau des Social Intranets nicht hierarchisch wie auch statisch. Die Verbreitung von Informationen geschieht nicht mittels Top-down-Kommunikation, sondern auf Augenhöhe. Das heißt, jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit zur Interaktion. Bestimmte Filter helfen, Informationen gezielt auszuwählen, zu filtern und zu kommentieren. Eigene redaktionelle Beiträge können erstellt werden und eine Vernetzung der Mitarbeitende untereinander ist problemlos möglich. Somit bietet das Social Intranet Lösungen an, die individuell auf ein Unternehmen zugeschnitten werden können.
Das Intranet verbindet Unternehmen und Beschäftige / Foto: headway, Unsplash
Welche Funktionen hat das Social Intranet
Ein Social Intranet vereint viele Funktionen, die das Arbeiten noch effektiver machen. Verschiedene Punkte und Schnittstellen werden hierbei bedient und miteinander verknüpft.
- Zielgruppengerechte Verteilung von Unternehmensnachrichten
- Aktive und passive News-Personalisierung
- Abonnement-Funktion für bestimmte Seiten und Themenkanäle
- Newsfeed
- Like- und Kommentarfunktion
- Direkter Chat
Sie suchen noch Inspiration für Intranet-Inhalte? In folgendem Magazinbeitrag haben wir ein paar Anregungen zusammengetragen:
9 gute Gründe für ein Social Intranet
Social Intranet vereint eine Vielzahl von Funktionen, die sich ein modernes Unternehmen zunutze machen kann. Diese neun Gründe sprechen für sich, warum die Einführung beziehungsweise die Überarbeitung eines Intranet-Systems nur Vorteile bringt.
Unternehmenskultur stärken
Eine gelebte Unternehmenskultur hilft, das Unternehmen zukunftsfähig und krisenresistent zu machen und bietet so einen klaren Wettbewerbsvorteil. Denn „Corporate Culture“ ist ausschlaggebend für die Selbst- und Fremdwahrnehmung. Maßgebende Werte, Normen und Einstellungen, die bestimmte Handlungen und Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens bestimmen, werden durch ein Social Intranet vorangetrieben.
- Steigert das Engagement der Mitarbeiter mittels Kommunikation
- Erhöht den Informationsfluss
- Formt das Unternehmen mittels Bildung von Gruppen und Abteilungen im Netzwerk
- Hilft Prozesse zu standardisieren und Werte zu verbreiten
Effizientere Prozesse
Prozessmanagement ist wichtig. Wenn es methodisch sinnvoll umgesetzt wird, dann können durch Effizienzsteigerungen die Prozesse im Unternehmen langfristig verbessert werden. Verschiedenste Methoden unterstützen die Umgestaltung sowie Optimierung, unter anderem ein Social Intranet. Es hilft Prozesse einzuführen, sie zu beschleunigen und zu verbessern.
- Ganzheitliches Task-Management beschleunigt den Arbeitsprozess (Dokumente und Konversationen sind an einem Ort sichtbar)
- Diverse Extensions wie Business-Tools können integriert werden
- An Prozessen können durch Einladung auch Externe teilhaben
- Kommunikation verbessern: Steuerung der Interaktion durch Gruppen, Chats und Newsfeed
Wissen zugänglich machen
Wissen ist Macht und so ist es wichtig, dass ein Unternehmen den Wissensaufbau sowie den –Transfer untereinander fördert. Um effizient arbeiten zu können, benötigen Mitarbeiter Wissen und spezielle Informationen sofort abrufbereit. Auch wenn ein Kollege ausfällt oder nicht mehr im Unternehmen tätig ist, darf das aufgebaute Wissen nicht verloren gehen. Es sollte gebündelt an einem Ort liegen. Diese Funktion beinhaltet das Wiki in einem Intranet-System.
- Wissen, welches für das Unternehmen von Wichtigkeit ist, wird gebündelt im Wiki erfasst und kontinuierlich aktualisiert
- Wissen ist immer an zentraler Stelle auffindbar und jederzeit abrufbereit
- Wissen ist für alle zugänglich und unterliegt keiner hierarchischen Struktur
Ansprechpartner finden
Mitarbeiter benötigen zugängliche Informationen, um sich eines Projektes in seiner Ganzheit zu widmen. Deshalb ist es unumgänglich zu wissen, wer welche Qualifikation besitzt und wer mit welchem Projekt sich beschäftigt. So kann schnell die richtige Person mit dem passenden Know-how gefunden werden, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
- Einsehbare Mitarbeiterprofile ermöglichen einen guten Überblick über Qualifikation und Expertise
- Kontinuierliche Status-Updates zeigen, wer mit welchem Projekt beschäftigt ist und welche personellen Ressourcen frei sind
- Durch digitale Zusammenarbeit wird der Wissensaustausch im Team aktiv gefördert
Mitarbeitermotivation erhöhen und Vertrauen stärken
Jedes Unternehmen profitiert von zufriedenen und motivierten Mitarbeitern. Es erhöht die Effizienz und Loyalität. Mitarbeiter wollen Mitspracherecht besitzen und ernst genommen werden. Das Firmen-Intranet hilft dabei, die Mitarbeiter durch verschiedene Interaktionen zu motivieren und sich als Teil des Unternehmens zu fühlen.
- Die Vernetzung im Social Intranet hilft den Zusammenhalt zu stärken
- Mitarbeiter können sich untereinander besser austauschen, auch auf privater Ebene
- Gruppenchats ermöglichen eine effektivere Ideenfindung
- Feedback-Funktionen helfen sich einzubringen, Rat zu suchen und Frust loszuwerden
- Die Chef-Ebene wird greifbarer durch die regelmäßige Interaktion
Innovation vorantreiben
Stillstand schadet einem Unternehmen. Das Social Intranet treibt den Fortschritt voran. Der Austausch, das Teilen und Diskutieren von Informationen hat neben dem Wissensaufbau einen essenziellen Vorteil: Innovation. Je mehr Personen an einer Sache brüten, desto mehr Ideen werden generiert.
- Die Diskussionskultur wird durch ein Social Intranet gesteigert
- Externe Experten können in offene Gruppen eingeladen werden
- Brainstorming ist an der Tagesordnung
- Das Wissen wird in Posts und redaktionellen Beiträgen geteilt und zur Diskussion gestellt, mittels der Kommentarfunktion und dem Like-Button findet sofort eine Rückmeldung statt
Mobilität teilen
Teambuilding erfolgt nicht nur während der Arbeitszeit, sondern meistens erst nach Feierabend oder in der Mittagspause. Social Intranet baut eine Brücke zwischen dem beruflichen und privaten Leben und hilft den Mitarbeitern verbunden zu bleiben.
- Teams bleiben auch außerhalb der Arbeitszeit in Kontakt
- Fahrgemeinschaften können einfacher gebildet werden
- Private Interessen können geteilt werden
- Unternehmerische Teambuilding-Maßnahmen können eingespart werden
Optimierung der Produktivität
Die Zeitersparnis ist enorm, wenn Mitarbeiter statt 10 Programme nur noch ein Programm bedienen müssen, um jegliche Daten abzufragen. Ein Social Intranet ist danach ausgerichtet verschiedene Tools miteinander zu verbinden. Die Einbindung erfolgt individuell und kann je nach Bedürfnis gestaltet werden.
- Vereinheitlichung der Prozesse
- Informationen sind in Echtzeit abrufbar
- Informationsfluss wird gewährleistet
- Übersichtlichkeit, meistens ein Tool für alle Belange
Reduzierung von Kosten
Um am Markt zu bestehen, muss ein Unternehmen effizient wirtschaften. Durch eine optimierte Zusammenarbeit, die durch das Social Intranet gegeben ist, werden Kosten reduziert. Prozesse werden deutlich effizienter, Mitarbeiter loyaler gegenüber dem Unternehmen und die Außenwirkung verstärkt sich zum Positiven.
- Erhöhter Wissenstransfer heißt mehr Innovation, weniger Kosten in problematische Prozesse
- Loyalität zahlt sich aus. Weniger Kosten beim Bewerbungsprozess
- Gesteigerter Absatz durch einen positiven Image-Aufbau
- Motivierte Mitarbeiter arbeiten effizienter und bringen höhere Profite
Einfluss auf Unternehmenskommunikation mittels Social Intranet
Somit hat das Social Intranet einen enormen Einfluss auf die interne sowie externe Kommunikation eines Unternehmens. Es findet eine Optimierung auf allen Ebenen der verbalen sowie nonverbalen Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden sowie der Unternehmensführung statt. Organisatorische Abläufe und die Informationsverbreitung werden langfristig verbessert und auch der Austausch, die Motivation und Bindung der Beschäftigten zum Unternehmen gesteigert. Es ist somit eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.
Auch die externe Unternehmenskommunikation wird durch die Einführung eines Social Intranets maßgeblich beeinflusst. Ein Teil der Außenwirkung hängt von der Belegschaft ab. Steht diese loyal hinter dem Unternehmen, wird es von der Öffentlichkeit positiv aufgefasst und wirkt hinsichtlich auf die Image-Bildung der Marke. Durch eine gute Presse tragen PR-Maßnahmen mehr Früchte und verhelfen dem Unternehmen seine Produktivität zu steigern.
