Gute Vorarbeit: So gelingt die Einführung Ihres Intranets

Wir wissen aus Erfahrung: Wie erfolgreich die Einführung Ihres (neuen) Intranets ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Diese sollten in der Planungsphase Ihren festen Platz haben und unbedingt berücksichtigt werden. Hier sind die wichtigsten Faktoren, die Intranet-Verantwortliche kennen sollten, damit das neue Kommunikationssystem gut ankommt und einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur nehmen kann.

1. Ziele definieren
2. Stakeholder einbeziehen
3. Personalstruktur beachten
4. Bestandsaufnahme
5. Interne Kommunikation
6. Schulungen

Bevor Sie loslegen, sollten alle Beteiligten wissen, wohin die Reise gehen soll. Nur wer Ziele und Meilensteine vorher feststeckt, kann hinterher sagen, ob sie auch erreicht wurden und vor allem: den Erfolg messen. Was wollen Sie mit dem Intranet in Ihrem Unternehmen erreichen?

Wollen Sie ...

• mit dem neuen Mitarbeiterportal Ihren Beschäftigten ein Tool an die Hand geben, mit dem sie mehr untereinander kommunizieren oder zusammenarbeiten können?
• mit interner Kommunikation mehr Transparenz im Unternehmen schaffen?
• das Teilen von Wissen vereinfachen?

Mit welchen Kriterien gelten diese Ziele als erreicht? Messbarkeit ist hier das Zauberwort. Legen Sie KPIs fest, die sinnbildlich für den Erfolg des Intranets stehen. Sie können zum Beispiel Folgendes formulieren:

"Ich möchte erreichen, dass ...

• x Prozent meiner Mitarbeitenden sich im Intranet anmelden."
• die Mitarbeitenden mindestens x-mal im Monat/in der Woche das Intranet aufrufen."
• x Prozent der Accounts aktive Accounts sind (d.h., dass die Beschäftigten selbst Beiträge verfassen/auf Beiträge reagieren)."
• Unternehmensmeldungen von mind. x Prozent der Mitarbeitenden gelesen werden."

Kennen Sie Ihre Stakeholder und beziehen Sie sie in der Planungsphase mit ein! Die größte Stakeholdergruppe sind jene, die Ihr Unternehmensintranet nutzen werden: Ihre Mitarbeitenden. Holen Sie sie mit ins Boot, wenn es um die Funktionen und Bedienbarkeit des Intranets geht. Was ist ihnen besonders wichtig? Worauf wollen sie auf keinen Fall verzichten? Das lässt sich zum Beispiel mit Interviews, Fragebögen oder Workshops herausfinden. Nur wenn Sie die Bedürfnisse der Anwender*innen kennen und berücksichtigen, wird auch ihr Intranet von Erfolg gekrönt sein.

Sehen Sie die Einführung eines Intranets nicht als reines IT-Projekt an. Denken Sie an verschiedene zu involvierende Abteilungen wie interne Kommunikation, IT, Datenschutz und Sicherheit oder auch den Betriebsrat und die Geschäftsleitung. So übersehen Sie keine kritischen Aspekte, die später die Umsetzung Ihres Intranets ins Wanken geraten lassen könnten.

Wo und mit welchen Medien sollen Ihre Mitarbeitenden auf das Intranet zugreifen können? Haben alle gute technische Voraussetzungen dafür? Ausschlaggebend für diese Frage ist die Personalstruktur. Wie vertraut sind die Menschen in Ihrem Unternehmen mit der Nutzung elektronischer Medien und Programme? Wie digital-affin sind sie?

Gibt es in Ihrem Unternehmen nur Schreibtischarbeitsplätze? Oder besteht Ihre Belegschaft hauptsächlich aus Non-Desk-Workers (auch Blue-Collar-Worker oder gewerbliche Mitarbeiter*innen genannt)? PC-Arbeitsplatz oder nicht PC-Arbeitsplatz, das ist hier die Frage. Werden Sie sich bewusst, über welche Geräte Ihre Mitarbeitenden auf das Intranet zugreifen werden. Steht ihnen ein PC oder Laptop, ein vor Ort bedienbares Display oder ein Smartphone zur Verfügung? Sie sollten immer an beide Gruppen denken, Personal mit persönlichem Endgerät und die Non-Desk-Worker, die nicht am eigenen Bildschirmarbeitsplatz tätig sind.

In Ihrem Unternehmen gibt es bereits ein altes Intranet oder ein anderes Vorgängersystem, das aber mit Ihren Anforderungen nicht mehr Schritt halten kann? Machen Sie eine Bestandsaufnahme! Verschaffen Sie sich einen Überblick aller bisherigen Seiten und Dokumente. Wo liegen die Inhalte? Wie aktuell sind diese Inhalte? Werden Sie weiterhin gebraucht? Müssen sie überarbeitet werden? Eruieren Sie außerdem Schwachstellen Ihres bisherigen Intranet-Systems und nutzen Sie die Erkenntnisse für Ihr neues Mitarbeiterportal.

Der Erfolg des Intranets hängt von der Akzeptanz und dem Engagement der Mitarbeitenden ab. Deshalb ist eine zielgerichtete und umfassende Kommunikation, die alle gut abholt, entscheidend.

Schon in der Planungsphase, aber auch in der Phase zum und nach dem Launch sollte sich das Projektteam regelmäßig an die Mitarbeitenden wenden, um das Interesse am Intranet zu wecken und die Vorteile des neuen Systems näherzubringen. Kommunizieren Sie, warum ein (neues) Intranet eingeführt werden soll und was Ihre Beschäftigten davon haben. Klären Sie über die technischen und organisatorischen Aspekte des Intranets auf. Geben Sie einen Vorgeschmack auf das, was die Mitarbeitenden erwartet. Machen Sie dem gesamten Team Lust auf das neue Intranet.

Mit dem Launch des Intranets ist die Kommunikation zum Intranet aber längst nicht beendet. Hören Sie auf das, was die Anwender*innen darüber sagen. Ihr Feedback ist nicht zu unterschätzen. Das Projektteam sollte regelmäßig Rückmeldung einholen und auf Verbesserungsvorschläge eingehen. So kann das Intranet kontinuierlich an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. Das steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und die Bindung zum Unternehmen.

Ein weiterer elementarer Faktor ist die Schulung der Anwender*innen. Es ist wichtig, dass jene, die das Intranet nutzen und mit Leben füllen sollen, wissen, wie man es am besten nutzt. Dazu gehört auch die Schulung von Führungskräften, die als Vorbilder für den erfolgreichen Einsatz des Intranets fungieren können. Alle, die Teil der hauptsächlichen Redaktion sein werden, sollten ebenfalls wissen, wie sie die neue Software zielgerichtet und effektiv nutzen. Das betrifft vor allem jene, die zum Beispiel innerhalb Ihrer Abteilungen oder Communitys kommunikative Vorreiter und Multiplikatoren sind.

In der Schulung sollten die Mitarbeitenden lernen, wie sie auf das Intranet zugreifen, welche Funktionen es gibt und wie sie diese möglichst umfassend nutzen können. Die Schulung sollte praxisorientiert und an den Bedürfnissen der Teilnehmenden ausgerichtet sein.

Neben der Schulung können auch Schulungsvideos oder Tutorials erstellt werden, die Ihren Beschäftigten jederzeit zur Verfügung stehen. Diese können sowohl während der Einführungsphase als auch später für neue Mitarbeitende oder für die Auffrischung der Kenntnisse genutzt werden.

Sie und ihr Unternehmen können mit der Einführung eines Intranets viel erreichen. Doch sollten Sie sich dessen bewusst sein, dass ein Intranet per se kein Selbstläufer ist, sondern verschiedene Faktoren den Erfolg Ihres Mitarbeiterportals modellieren. Haben Sie stets die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden im Blick. Nehmen Sie alle mit - sei es durch begleitende Kommunikation oder durch Software-Schulungen.

Insgesamt ist ein modernes Intranet eine wertvolle Ressource und zielführendes Mittel für Unternehmen, um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern, Mitarbeitende stärker zu binden und die Unternehmenskultur nachhaltig zu verbessern.

Autor: Götz Schlegel