Intranet oder Mitarbeiter-App - Ein Vergleich

Interne Kommunikation im Wandel

Interne Kommunikation befindet sich in der digitalen Transformation, weg von der reinen Top-Down-Verbreitung von Unternehmensnachrichtigen an die Mitarbeitenden per E-Mail und Meetings hin zu mehr Interaktion, Mitbestimmung und Flexibilität. Hierfür haben sich neue Kommunikationskanäle etabliert, die erfolgreiche interne Kommunikation und zufriedene Mitarbeitende zum Ziel haben: das Social Intranet und die Mitarbeiter-App.

Intranet für die Unternehmens­kommunikation

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein nicht öffentliches Netzwerk, eine Art unternehmensinterne Website. Unternehmensspezifische Inhalte wie Nachrichten, Dokumente und andere Daten sind hier geschützt vor dem unbefugten Zugriff von außen. Es kann Mitarbeitenden außerdem einen sicheren Ort der Zusammenarbeit und des Austauschs bieten. Mitarbeitende können sowohl vom Computer-Arbeitsplatz als auch vom Smartphone darauf zugreifen.

Vorteile des modernen Intranets

Ein modernes, zeitgemäßes Intranet ist einfach zu benutzen. Das intuitive Design der Benutzeroberfläche fördert den Austausch von Inhalten zwischen Kolleg*innen und stellt sicher, dass jede und jeder Zugang zu den neuesten Informationen über die Aktivitäten des Unternehmens hat. So schaffen es Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen effektiver an gemeinsamen Projekten oder Aufgaben zu arbeiten.

Unternehmensinterne und sensible Daten können im geschützten Raum des Intranets gespeichert und abgerufen werden. Ihre Daten bleiben vollständig im eigenen Netzwerk, damit ist die Anbindung an interne Systeme (Exchange, DMS, SharePoint, Ticketsysteme usw.) möglich. Für eine Verbesserung der Datensicherheit und mehr Komfort durch schnelleren Zugriff auf interne Anwendungen lässt sich bequem Single Sign-On (SSO) nutzen.

Wer mehr als nur Unternehmensnachrichten intern kommunizieren und Kontaktdaten verwalten, sondern auch weitere hilfreiche und notwendige Funktionen nutzen will, liegt mit einem Intranet genau richtig. Extra-Module mit Mehrwert etwa für Speiseplan, Fahrgemeinschaften, Bewerberportal oder Fuhrparkverwaltung können problemlos implementiert werden und sorgen dafür, dass alle Teammitglieder sich gut informiert fühlen, sich einbringen und austauschen können.

Die Benutzeroberfläche ist individuell auf die oder den Mitarbeitenden zugeschnitten. Eine Anbindung an das Active Directory macht eine vollumfängliche Personalisierung möglich. Anwendende sehen so eine personalisierte Newszusammenstellung und profitieren von Gruppeneinstellungen, übersichtlicher Dokumentenablage und einem Schnellzugriff auf die für das jeweilige Teammitglied relevante Daten oder Arbeitsvorlagen.

In der Regel werden Intranetlösungen als Desktopversion verwendet. So haben vor allem Desk-Worker, also Mitarbeitende mit einem eigenen PC, einen einfachen und gesicherten Zugriff. Aber ist das Webdesign responsiv gestaltet, lässt sich das Intranet wie gewohnt auch auf anderen Geräten wie Smartphones oder Tablets bedienen.

Kommt bei dem Intranet eine etablierte Standard-Open-Source-Lösung wie TYPO3 zum Einsatz, sichert die langfristige Weiterentwicklung und Support. Außerdem macht Sie das unabhängiger vom Dienstleister. Nutzen Sie für Ihre Website dann noch dieselbe Technologie, fällt auch der Schulungsaufwand für alle Beteiligten geringer aus.

Da bei einem Social Intranet keine Installation auf privaten Geräten stattfindet, entfällt auch der Supportaufwand für etwaige Probleme auf dem Smartphone.

Oft gehen Intranetlösungen damit einher, dass die Lizenzen und somit die Kosten von der Anzahl der Anwender*innen abhängen. Es geht aber auch anders: Das Intranet-System der ifabrik bietet eine nutzerunabhängige Lizenzierung.

Nachteile eines Intranets

Die vielen Funktionen, die beispielsweise bei einer Mitarbeiter-App nicht abgedeckt werden, machen ein Intranet natürlich komplex. Das wirkt sich auch auf den technischen Aufwands. Viele Schnittstellen zu Drittsoftware oder Programmen sind natürlich immer ein potenzielles Einfallstor für Fehlerquellen. Doch bei einem verlässlichen Support Ihres externen Dienstleisters, der sich um Konfiguration und technische Pflege kümmert, können Sie sich als Unternehmen oder Behörde entspannt zurücklehnen.

Wer ein modernes Intranet einführen will, kommt um eine umfangreiche Planung nicht herum. Welche Inhalte bestehen vielleicht aus einer alten Intranetanwendung? Welche werden gebraucht? Auf welche kann man verzichten? Was ist das Ziel für die interne Kommunikation? Wer sind die intern Verantwortlichen? Welche Funktionen brauchen wir und welche sind nice-to-have? Ist das System aber erst einmal aufgesetzt und steht das Informationsgerüst und die Intranetarchitektur, ist der Mammutanteil bereits getan.

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Mitarbeiter-App im Unternehmen

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App ist wie ein Intranet eine Plattform, mit der Sie Ihre interne Kommunikation modernisieren und optimieren. Mit einer App für die Mitarbeitenden können ebenfalls Dokumente und Daten in einem geschützten Raum veröffentlicht und verbreitet und die Kommunikation in und unter den verschiedenen Teams erleichtert werden. Der Fokus liegt bei einer App allerdings auf der Anwendung auf dem Smartphone.

Vorteile einer App für Mitarbeitende

Mitarbeiter-Apps mit ihrem Fokus auf die mobile Nutzung profitieren von dem Umstand, dass das Smartphone bei vielen omnipräsent ist. Außerdem kennen die meisten Menschen Apps aus dem privaten Bereich und sind mit dem Umgang sehr vertraut. Eine Mitarbeiter-App fühlt sich daher sehr bekannt an und kann intuitiv bedient werden.

Non-Desk-Worker können über das Smartphone gut erreicht werden. Und wenn während der Schicht keine Zeit für den Blick in die App bleibt, kann das nach Feierabend nachgeholt werden. Und für jene, die die App nicht über ihr Smartphone nutzen wollen, wird teilweise auch eine Desktop-Version angeboten.

Vor allem die Interaktion und Reaktion auf Inhalte mittels Likes, Kommentaren oder Smileys sowie die Kommunikation über Chats sind klassische Features in Mitarbeiter-Apps. Allerdings finden die sich auch im Social Intranet wieder.

Eine Mitarbeiter-App lässt sich relativ einfach an bestehende Informationsstrukturen und Geschäftsprozesse anpassen. Das bedeutet, dass kein neues System oder Software entwickelt werden muss. Durch einen viel geringeren Funktionsumfang als bei einem Intranet fallen auch die Implementierung und Wartungskosten deutlich geringer aus.

Nachteile von Mitarbeiter-Apps

Mitarbeiter-Apps funktionieren üblicherweise nach dem BYOD-Prinzip (= bring your own device). Die Anwendung muss also erhebliche Vorteile bieten, damit Nutzende diese auf ihr privates Handy herunterladen. Zwar kann durch den mobilen Ansatz ein großer Teil der Belegschaft sehr einfach erreicht werden. Doch was, wenn der Empfang schlecht ist und WLAN nicht oder nur unzureichend verfügbar ist? Damit sinkt die Erreichbarkeit rapide.

Was als Vorteil erscheint, kann auch schnell eine andere Begleiterscheinung bedeuten. Die gute Verfügbarkeit der App auf dem (privaten) Smartphone kann dazu verleiten, dass Mitarbeitende vor allem nach der Arbeit viel Zeit mit der App verbringen und so Berufliches und Privatleben sich mehr vermischen.

Bei SaaS-Modellen hängen die Kosten für die App eng mit der Anzahl der Mitarbeitenden zusammen. Je mehr Personen, desto teurer wird es, wenn für neue Mitarbeitende stets neue Lizenzen oder Lizenzpakets angeschafft werden müssen.

Eine weitere Überlegung sollte sich der Datensicherheit widmen. Oft liegen die Daten außerhalb des Unternehmens oder der Behörde, was die Datenschutzbeauftragten auf den Plan rufen kann.

 

Die Zukunft gehört progressive Web-Apps (PWA), auch wenn sie sich bislang noch nicht durchsetzen konnten, obwohl deren Einsatz nachhaltiger und effizienter ist.

Entscheidung: Intranet oder App

Die Entscheidung für ein Intranet oder eine Mitarbeiter-App ist keine einfache. Das Beste, was Sie tun können: Denken Sie über Ihre Bedürfnisse, Vorgaben und Wunschvorstellungen intensiv nach und wägen Sie sie ab. Die Antwort ist nicht für jedes Unternehmen oder jede Behörde die gleiche und hängt von einer Reihe von Faktoren ab:

  • Unternehmensgröße bzw. Anzahl der Mitarbeitenden
  • Struktur der Mitarbeitenden (Anteil der Non-Desk-Worker und jenen mit PC-Arbeitsplatz)
  • technische Voraussetzungen (WLAN, Diensthandy, Terminals für Non-Desk-Worker)
  • Ziel der Anwendung
  • Kosten und Nutzen
  • Unternehmenskultur
  • Datenhoheit
  • Unabhängigkeit vom Dienstleister
  • Datenschutz

Brauchen Sie Hilfestellung bei der Entscheidung für ein modernes Intranet oder eine Mitarbeiter-App? Wir beraten Sie gern. Kontaktieren Sie uns!

 

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