Intranet-Inhalte nach der 3i-Regel: Ideen und Beispiele

1. Tschüss Linkwüste und Dokumentenlabyrinth
2. 3i-Regel für Intranet-Inhalte
3. Beispiele für Intranet-Content
4. Wer erstellt die Inhalte?
5. Fazit

Intranets sind ein essenzielles Instrument für Unternehmen, um die interne Kommunikation zu verbessern und eine vernetzte Arbeitskultur zu fördern. Leider sind immer noch viele Intranets meilenweit davon entfernt. Mit einer unsortierten, ellenlangen Linksammlung oder einer unübersichtlichen Anhäufung veralteter Dokumente lässt sich kein Blumentopf gewinnen, geschweige denn Mitarbeitende begeistern. Stattdessen frustriert es und wird im schlimmsten Fall abgelehnt.

Nur ein aktiv genutztes Intranet, das seinen Anwender*innen einen tatsächlichen Mehrwert bietet, ist ein erfolgreiches Intranet. Wenn Sie gerade ein solches Unternehmensportal planen oder Ihr bestehendes in Schwung bringen wollen, dann verabschieden Sie sich von langweiligen, irrelevanten Inhalten und Formaten. Der Mehrwert für Ihre Mitarbeitenden entsteht durch Formate, die der 3i-Regel folgen.

Bei der Planung und kontinuierlichen Betreuung der unternehmensinternen Kommunikationsplattform hilft die 3i-Regel, das Intranet mit den richtigen Inhalten und Formaten für alle Beschäftigten attraktiv zu gestalten. Denn nur dann sehen diese darin einen Nutzen. Die drei "i" stehen für:

• informativ
• interessant
• involvierend

Jeder Beitrag, sei es in Textform oder als Audio oder Video, sollte mindestens eines dieser drei Kriterien erfüllen. Stellen Sie sich die Frage: "Informiert, interessiert oder bindet es meine Mitarbeitenden ein?" Mit einer guten Mischung aus diesen drei Kategorien machen Sie Ihr Unternehmensintranet zu einer akzeptierten und aktiv genutzten Plattform.

Indem Sie ansprechende Inhaltsformate nutzen, können Sie nicht nur Veränderungsprozesse besser bewältigen, sondern auch Krisenkommunikation erleichtern. Zusätzlich fördern Sie bei der Belegschaft das Gefühl, ein relevanter Teil des Unternehmens zu sein, und stärken die Mitarbeiterbindung. Denn die Erfahrung Ihrer Beschäftigten (die Employee Experience) wird durch gute Mitarbeiterkommunikation verbessert und die Arbeitsatmosphäre kann sich positiv weiterentwickeln.

Sie fragen sich, welche Inhalte und Contentformate denn nun informativ, interessant und involvierend sind? Die Antwort wollen wir Ihnen natürlich nicht schuldig bleiben. Also haben wir hier ein paar von ihnen zusammengetragen und stellen Beispiele für relevante Intranetinhalte vor.

Zugegeben, viele Inhalte und Formate passen in mehr als eine der drei 3i-Kategorien. Aber umso besser, denn dann sind sie noch relevanter für die Zielgruppe Ihres Intranets: Ihre Belegschaft.

In vielen Unternehmen ist vor allem das Team der Kommunikationsabteilung für die inhaltliche Pflege des Intranets zuständig. Dabei gibt es keinen Grund, andere nicht auch zu involvieren, z. B. die Geschäftsleitung, die Personalabteilung, ausgewählte Kommunikatoren einzelner Unternehmensbereiche oder Standorte oder die Mitarbeitenden selbst. Dies entlastet die Kommunikationsverantwortlichen und drückt gleichzeitig Vertrauen gegenüber den anderen Mitwirkenden aus. Natürlich kommt es dabei auf das Thema und den Anlass an.

Klassischerweise veröffentlichen die Mitglieder des Kommunikationsteams Unternehmensnews, stellen wichtige Dokumente zu Richtlinien und allgemeinen Vorschriften ein. Doch Unternehmenswerte, -ziele und -strategien können auch direkt von der Geschäftsführung kommen statt als anonymisierte Bekanntmachung. Diese persönliche Kommunikation kann ein engeres Band zu allen anderen Mitarbeitenden knüpfen, da hiermit Wertschätzung gegenüber jedem einzelnen Teammitglied gezeigt wird.

Auch einen anderen Unternehmensbereich können Sie bei der Content-Pflege Ihres Intranets mit ins Boot holen. Denken Sie an neue Kolleg*innen, Azubis, Werkstudierende oder auch Mitarbeitende, die unternehmensintern die Stelle wechseln. Warum sollten nicht für diese Zielgruppe relevante Informationen direkt von der Personalabteilung im Intranet veröffentlicht werden, statt mit Umweg über das Team für interne Kommunikation? Das Gleiche gilt auch für Weiterbildungsangebote und die Kommunikation von Benefits für Ihre Beschäftigten.

Und dann ist da noch die Gesamtheit Ihrer Mitarbeitenden. Sie kommt ins Spiel, wenn es um Employee Generated Content geht, also um Reaktionen, Angebote und andere Inhalte, die von den Beschäftigten selbst kommen. Sie können Unternehmensnachrichten liken oder kommentieren, wie sie es aus der privaten Nutzung von Social Media kennen, sich in Foren und Kanälen fachlich und standort- oder abteilungsübergreifend austauschen oder über Umfragen Feedback geben.

Denken Sie bei der Pflege Ihres Intranets immer an die 3i-Regel: Inhalte, die informieren, interessieren oder involvieren, machen Ihre interne Mitarbeiterkommunikation lebendig. Und zwar nicht nur top-down, sondern auch von Ihren Beschäftigten ausgehend. Mit einer attraktiven Mischung von Unternehmensnachrichten über Umfragen, Communitybeiträgen und Gamification bis hin zu Schwarzem Brett und Speiseplan begeistern Sie all Ihre Kolleg*innen und motivieren sie, das Intranet als täglichen Begleiter ihres Arbeitsalltags zu nutzen.

Dabei nicht vergessen: Nicht nur die Kommunikationsabteilung ist für die Erstellung von Beiträgen zuständig. Auch andere Abteilungen und vor allem die Mitarbeitenden selbst können sich einbringen und Ideen teilen. Ein Intranet wird erst lebendig, wenn alle gemeinsam daran arbeiten.

Also los geht's! Schaffen Sie eine Plattform, die nicht nur Informationen liefert, sondern auch spannende Geschichten erzählt, zum Austausch einlädt und alle aktiv einbezieht.

Autor: Götz Schlegel