Behördenportal für bürgernahe Verwaltungen

Ein Behördenportal ist die zentrale digitale Anlaufstelle einer Verwaltung für Bürger*innen, Unternehmen und weitere Zielgruppen. Dort finden sie Leistungen, Zuständigkeiten, Ämter, Standorte, Ansprechpersonen, Formulare und Online-Services.

Der Unterschied zu einer klassischen kommunalen Website liegt vor allem in der Nutzerführung: Bürger*innen suchen nach ihrem Anliegen, nicht nach der internen Struktur der Verwaltung. Wer zum Beispiel ein Fahrzeug zulassen oder Elterngeld beantragen möchte, gelangt direkt zur passenden Leistung und den dazugehörigen Informationen.

Das ifabrik Behördenportal bildet diese Strukturen in TYPO3 ab.

Das Behördenportal richtet sich vor allem an Landkreise, Landratsämter, Städte und größere öffentliche Einrichtungen.

Sinnvoll ist es überall dort, wo viele Leistungen, Zuständigkeiten und Fachbereiche zusammenkommen, mehrere Redakteur*innen Inhalte pflegen oder verschiedene Online-Dienste und Fachverfahren eingebunden werden müssen.

Je größer die Organisation und je verteilter die redaktionelle Arbeit, desto wichtiger werden klare Strukturen, Rollen und Freigaben.

Der zentrale Unterschied ist die Perspektive: Bürger*innen müssen nicht wissen, welches Amt für ihr Anliegen zuständig ist.

Statt die Navigation hauptsächlich an Organigramm und Verwaltungsstruktur auszurichten, lassen sich Leistungen und Informationen aus Sicht der Nutzenden strukturieren. Das Anliegen führt zur zuständigen Organisationseinheit, Ansprechperson, zum benötigten Formular oder zum passenden Online-Antrag

In größeren Verwaltungen entstehen Inhalte an vielen Stellen. Fachämter kennen ihre Themen, die zentrale Kommunikation muss trotzdem dafür sorgen, dass Informationen einheitlich, aktuell und verständlich veröffentlicht werden.

Das Behördenportal unterstützt genau diese Arbeitsteilung. Fachbereiche können Inhalte selbst pflegen. Rollen, Rechte und Freigaben regeln, wer bearbeiten, prüfen und veröffentlichen darf. Auch ein Vier-Augen-Prinzip lässt sich abbilden.

Informationen können zentral gepflegt und an mehreren Stellen verwendet werden. Das reduziert doppelte Arbeit und erleichtert die redaktionelle Steuerung.

Viele Rückfragen entstehen, weil Informationen online fehlen, veraltet sind oder nicht schnell genug gefunden werden.

Das Behördenportal führt deshalb alle wichtigen Angaben zu einem Anliegen zusammen. Dazu gehören zum Beispiel benötigte Unterlagen, Voraussetzungen, Gebühren, Fristen, Formulare, Online-Anträge, Öffnungszeiten, Standorte und zuständige Ansprechpersonen.

Beim Landkreis Nordsachsen gehörte die Entlastung des Bürgerservice durch ein besseres Online-Informationsangebot zu den konkreten Projektzielen.

Ein zentrales Ziel ist, Informationen möglichst nur einmal pflegen zu müssen.

Angaben zu Leistungen, Zuständigkeiten, Ansprechpersonen oder Standorten können zentral gepflegt und an verschiedenen Stellen im Portal verwendet werden. Änderungen müssen dann nicht auf mehreren Seiten einzeln nachgezogen werden.

Rollen und Rechte regeln, welche Fachbereiche welche Inhalte bearbeiten dürfen. Über Freigabeprozesse lässt sich festlegen, wer Inhalte prüft und veröffentlicht.

Das ist vor allem bei größeren Redaktionsteams hilfreich, in denen viele Fachbereiche an der Website mitarbeiten.

Barrierefreiheit berücksichtigen wir von Beginn an in Konzeption, Design und technischer Umsetzung. Dabei orientieren wir uns an den Anforderungen der BITV und der WCAG auf AA-Niveau.

Eine barrierefreie Website entsteht aber nicht allein durch Technik. Auch Texte, Dokumente, Bilder, Videos und redaktionell gepflegte Inhalte müssen die Anforderungen erfüllen. Deshalb gehört das Thema auch in die Arbeit der Redaktion.

Das Behördenportal des Landkreises Nordsachsen wurde von einer unabhängigen Stelle auf Barrierefreiheit geprüft und positiv bewertet.

Ja. Bestehende digitale Angebote müssen nicht durch das Behördenportal ersetzt werden.

Das System kann unter anderem Serviceportale wie Amt24, Formularserver, Online-Antragsstrecken, Terminbuchungssysteme sowie weitere externe Anwendungen einbinden beziehungsweise mit ihnen verknüpfen.

Ja. Bestehende Fachverfahren, Serviceportale und andere externe Anwendungen können an das Behördenportal angebunden werden.

Dazu gehören zum Beispiel Amt24, Formularserver, Online-Antragsstrecken, Terminbuchungssysteme oder Anwendungen für Presse und News.

Wie die Anbindung technisch umgesetzt wird, hängt vom jeweiligen System und den vorhandenen Schnittstellen ab. Das klären wir in der technischen Konzeption.

TYPO3 eignet sich auch für Multi-Site-Szenarien. So können mehrere Websites über ein gemeinsames Backend verwaltet und redaktionelle sowie technische Strukturen gemeinsam genutzt werden.

Diese Anforderung wurde beispielsweise bei den Behördenportalen der Landkreise Leipzig und Nordsachsen berücksichtigt.

Nein. Ein bestehendes TYPO3-System ist keine Voraussetzung.

Wir analysieren das vorhandene CMS, die Datenstrukturen und die bestehenden Schnittstellen. Auf dieser Grundlage planen wir die Migration in das neue TYPO3 Behördenportal.

Ob Ihre bisherige Website mit TYPO3, einem anderen CMS oder einer individuellen Lösung arbeitet, ist für die Einführung des Behördenportals kein Ausschlusskriterium.

Bestehende Inhalte und Daten übernehmen wir im Rahmen des Relaunchs in das neue Behördenportal. Das ist unabhängig davon möglich, welches System Sie bisher einsetzen.

Zu Beginn prüfen wir die vorhandenen Datenstrukturen, Inhalte und Schnittstellen. Dabei klären wir, welche Daten direkt migriert werden können und wo eine redaktionelle Überarbeitung sinnvoll ist.

Ein Relaunch ist auch eine gute Gelegenheit, über Jahre gewachsene Strukturen zu prüfen. Nicht jeder alte Inhalt muss unverändert in die neue Website übernommen werden. Gemeinsam mit Ihnen entscheiden wir, was erhalten bleibt, was überarbeitet wird und wie sich Inhalte für Bürger*innen besser strukturieren lassen.

Am Anfang steht bei uns nicht das Design.

Zuerst analysieren wir die bestehende Website, die Informationsarchitektur, die Zielgruppen, die redaktionellen Abläufe, vorhandene Inhalte und benötigte Schnittstellen. Auf dieser Basis entwickeln wir Nutzerführung, Design sowie das fachliche und technische Konzept.

Danach folgen die Umsetzung in TYPO3, die Migration der Daten und Inhalte, Tests, Schulungen für die Redaktion und schließlich der Go-live.

Für ein Behördenportal dieser Größenordnung planen wir in der Regel mit rund 8 bis 16 Monaten bis zum Go-live. Projekte mit klaren Zuständigkeiten, vorbereiteten Inhalten und kurzen Freigabewegen bewegen sich eher am unteren Ende dieser Spanne; komplexe Schnittstellen, umfangreiche Migrationen und mehrere Abstimmungsebenen können die Laufzeit verlängern.

Einen pauschalen Preis für ein Behördenportal gibt es nicht. Dafür unterscheiden sich die Ausgangslage und die Anforderungen der einzelnen Verwaltungen zu stark.

Einfluss auf die Kosten haben vor allem der Funktionsumfang, benötigte Schnittstellen, die Migration bestehender Inhalte, Designanforderungen, Multisite-Strukturen sowie Leistungen für Betrieb und Weiterentwicklung.

Nach einer ersten Analyse Ihrer Anforderungen können wir den Projektumfang eingrenzen und die zu erwartenden Kosten belastbar einschätzen.

Ja. In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie das Behördenportal in der Praxis funktioniert.

Dabei geht es nicht nur um die öffentliche Website. Wir zeigen Ihnen auch das TYPO3-Backend und typische redaktionelle Abläufe, zum Beispiel Rollen und Rechte, Freigaben, Suche sowie die Pflege von Leistungen und Zuständigkeiten.

So können Sie sich ein konkretes Bild davon machen, wie das System im Arbeitsalltag Ihrer Verwaltung eingesetzt werden kann.