PRINS für strukturierte Wissenschaftskommunikation
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung (UFZ)
Projekt-
steckbrief
Projekt: PRINS für die Pressearbeit des UFZ
Branche: Wissenschaft, Forschung, Umwelt
Fokus: Medienkontaktmanagement, Versand und Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Koordination von Presseanfragen
Analyse von Biomasse im Labor des DBFZ. Foto: André Künzelmann, UFZ
Foto: André Künzelmann, UFZ
Das wollte der Kunde
- Medienkontakte zentral und verlässlich pflegen
- Pressemitteilungen gezielt versenden
- Aussendungen und Veröffentlichungen auf der Website miteinander verbinden
- eingehende Medienanfragen übersichtlich dokumentieren
- Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände im Team nachvollziehbar machen
- unterschiedliche oder parallele Antworten auf dieselbe Anfrage vermeiden
Das haben wir umgesetzt
- PR-Software PRINS mit den Modulen Pressemeldungen, Kontakte und Anfragen eingerichtet
- zentrale Datenbank für Medienkontakte geschaffen
- Erstellung, Versand und Dokumentation von Pressemitteilungen gebündelt
- automatisierte Übernahme der Pressemitteilungen auf die Website ermöglicht
- Presseanfragen mit Zuständigkeit, Bearbeitungsstatus und bisherigen Antworten abgebildet
- übersichtliche Statusanzeige für neue, laufende und abgeschlossene Anfragen integriert
Das hat's gebracht
- zentrale und verlässlich gepflegte Medienkontakte
- weniger doppelte Datenpflege bei Versand und Website-Veröffentlichung
- transparente Zuständigkeiten bei eingehenden Anfragen
- jederzeit nachvollziehbare Bearbeitungsstände
- abgestimmte Antworten auch bei mehreren Anfragen zu einem Thema
- eine dauerhaft etablierte Lösung für die tägliche Pressearbeit
Die ifabrik hat mit PRINS ein für uns wichtiges Tool entwickelt, das unsere Pressearbeit seit vielen Jahren professionell unterstützt. Medienkontakte, Aussendungen und die Präsenz unserer Pressemitteilungen auf der Website lassen sich damit zentral organisieren und gezielt miteinander verbinden. Das strukturiert und erleichtert die tägliche Arbeit.
Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung (UFZ) | Überblick dank Verteilerlogik
Pressemitteilungen einmal erfassen und mehrfach nutzen
Pressemitteilungen werden in PRINS zentral erstellt und für den Versand vorbereitet. Für die Veröffentlichung auf der Website werden die Daten aus PRINS exportiert und anschließend automatisiert von der Website übernommen.
Damit bleiben Aussendung und Web-Veröffentlichung miteinander verbunden. Inhalte müssen nicht parallel in voneinander getrennten Systemen gepflegt werden, und die Pressemitteilungen stehen auch im Online-Pressebereich konsistent zur Verfügung.
Medienanfragen gemeinsam koordinieren
Veröffentlichte Forschungsergebnisse können innerhalb kurzer Zeit mehrere Medienanfragen auslösen. Häufig sind dabei verschiedene Wissenschaftler*innen, Fachbereiche oder Verantwortliche in die Beantwortung eingebunden. Ohne eine gemeinsame Übersicht ist schnell unklar, wer eine Anfrage bereits bearbeitet und welche Auskunft gegeben wurde.
Im Anfragen-Modul von PRINS werden eingehende Medienanfragen zentral dokumentiert und einer zuständigen Person zugeordnet. Eine übersichtliche Statusanzeige zeigt, ob eine Anfrage neu, in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen ist. Auch die Antworten an die jeweiligen Journalist*innen lassen sich direkt beim Vorgang festhalten.
Das gesamte Team kann dadurch nachvollziehen, wo eine Anfrage aktuell liegt und welche Informationen bereits übermittelt wurden. Gehen mehrere Anfragen zu derselben Pressemitteilung ein, unterstützt PRINS eine abgestimmte Kommunikation und verhindert, dass verschiedene Bearbeiter*innen parallel unterschiedliche Antworten versenden.
PRINS für Forschungseinrichtungen
Forschungseinrichtungen kommunizieren eine große Vielfalt wissenschaftlicher Themen. Gleichzeitig müssen Medienkontakte zuverlässig gepflegt, Aussendungen gezielt gesteuert und Anfragen häufig unter hohem Zeitdruck beantwortet werden.
PRINS bringt genau diese Abläufe in eine gemeinsame Struktur. Dabei muss nicht jede Einrichtung den vollständigen Funktionsumfang einsetzen: Die benötigten Module lassen sich passend zur Organisation der jeweiligen Pressestelle zusammenstellen.
PRINS anfragen
Sie möchten Medienkontakte, Pressemitteilungen und Presseanfragen ebenfalls zentral organisieren?
Gemeinsam prüfen wir, welche PRINS-Module zu Ihren Abläufen passen und wie sich bestehende Verteiler, Website-Prozesse und Zuständigkeiten sinnvoll einbinden lassen.
