Landkreis Nordsachsen verbessert interne Kommunikation

modernes Intranet

Von der Linksammlung zu einem interaktiven, ansprechenden Mitarbeiterportal mit Mehrwert für alle: Das Landratsamt des Landkreises Nordsachsen hat sein Intranet komplett umgekrempelt und neu gedacht.

Das neue Intranet der Behörde ist die zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden und unterstützt Partizipation und Zusammengehörigkeitsgefühl - ganz wie es zur modernen Unternehmenskultur passt.

Aufgabe und Ziele

  • Aufsetzen eines von Grund auf neuen Intranets
  • einfache und schnelle Pflege von Informationen und News
  • Intranet, das dem Wandel der Unternehmenskultur Rechnung trägt
  • sicheres System on-premise

Lösung und Service

  • Beratung zu einer modernen Intranetlösung
  • TYPO3-basiertes Intranet, das einfach ohne IT-Kenntnisse nutzbar ist
  • Erstellung und Inbetriebnahme des neuen Systems
  • Informationsverarbeitung durch standardisierte Schnittstellen zu Drittsystemen (Active Directory, DMS Winyard, Ticketsystem)
  • responsives Webdesign garantiert perfekte Darstellung auf allen Geräten (PC, Laptop, Smartphone)

Nutzen

  • zufriedene Mitarbeitende
  • mehr Wir-Gefühl - auch unter den Standorten und Abteilungen
  • direkter Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden
  • gestiegene Nutzerzahlen durch Attraktivität des Angebots
  • Förderung einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur
  • interne Kommunikation auf einem höheren Level
Unser neues Intranet macht einen bedeutenden Unterschied in unserer täglichen Arbeit. Mitarbeiter sind ideal im dienstlichen Rahmen miteinander verbunden. Mit der Plattform der ifabrik verbessern wir die interne Kommunikation und erreichen genau das.
Christian Pflug, interne Kommunikation im Landratsamt Landkreis Nordsachsen
Christian PflugStabsstelle Zukunftsstrategie, Landratsamt Nordsachsen

Erlebbare Unternehmens­kultur

Wünsche des Kunden
Die neu etablierte offene Unternehmenskultur soll auch über interne Kommunikationsmöglichkeiten erlebbar und lebbar werden. Das Intranet soll "lebendiges System" sein, das alle aktiv nutzen und in dem sich alle einbringen können.

Ausgangslage
Das bisherige Intranet war veraltet und erfüllte nicht die Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Sie selbst konnten im alten Portal nicht agieren, weder Inhalte anlegen noch Feedback geben. Es passte einfach nicht mehr zur aktuellen Unternehmenskultur des Landratsamts.

Technische Voraussetzungen
Drittsysteme, die am Intranet angebunden werden sollten, erforderten eine standardisierte und flexible Schnittstellenarchitektur für kurzfristige, ressourcenschonende Umstellungen.

Landkreis Nordsachsen Intranet | Raumbuchung und Kontaktverzeichnis

Kontaktverwaltung und Raumbuchung über das Intranet

4 Standorte

in Torgau, Oschatz, Delitzsch und Eilenburg

18 Ämter

die nun über das Intranet stärker vereint sind

1300+ Mitarbeitende

für die das neue Intranet geschaffen wurde

Bestandteile der Intranet-Lösung

News

  • Unternehmensmeldungen und Aktuelles
  • Interaktionsmöglichkeit durch Kommentare und Likes
  • individuelle Darstellung durch wählbare Kategorien

Mitarbeiterverzeichnis

  • Zentrale Kontaktverwaltung inkl. Suche und Bearbeitungsmöglichkeit der eigenen Kontaktdaten
  • Anbindung an Active Directory
  • Filter- und Suchfunktionen

Karriereportal

  • für interne und externe Stellenausschreibungen
  • Informationen zu persönlicher Weiterentwicklung
  • DSGVO-konforme Datenübertragung

Fahrgemeinschaften

  • Angebot für Pendler*innen
  • Suche nach Fahrenden und Mitfahrenden
  • für mehr nachhaltige Mobilität

Raumverwaltung

  • Buchung und Verwaltung von Meetingräumen
  • differenziert für verschiedene Standorte

Fuhrparkverwaltung

  • Buchung und Verwaltung von Dienstwagen des Landratsamts

Speiseplan

  • für Kantine
  • automatische Datenübernahme
  • Ausweisung von Allergenen und Inhaltsstoffen
  • Einsparung der Musteressen

Kalender

  • iCal Übertragung
  • Exchange Anbindung mit eigenem Kalender
  • Farbcodierung nach Kalendertyp

Vorteile für alle im Landratsamt

  • kostengünstig und kurzfristig umsetzbar
  • nutzerunabhängige Lizenz
  • langfristiger Support
  • standardisierte Schnittstellenarchitektur
  • Flexibilität durch erweiterbare Module
  • Single Sign On (SSO)
  • garantierte Datensicherheit
  • Optimierung der internen Kommunikation
  • Förderung einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur
  • einfache Inhaltspflege ohne Programmierkenntnisse dank benutzerfreundlicher TYPO3-Basis
  • geräteunabhängige Darstellung dank responsivem Design

Als stimmige Out-of-the-box-Lösung konnte das Intranet für das Landratsamt Nordsachsen ohne komplizierten Entwicklungsprozess schnell eingeführt werden. Das etablierte TYPO3-System sichert den langfristigen Support. Flexible Module (Extensions) unterstützen eine individuelle Weiterentwicklung. Daten aus Drittsystemen werden mittels standardisierter Schnittstellen eingebunden, dies reduziert Fehlerquellen. Durch die ActiveDirectory-Anbindung ist der Zugang zum Intranet ohne zusätzliche Autorisierung möglich.

Das Backend ist intuitiv bedienbar, was den zeitlichen Aufwand reduziert. Für Kommunikationsverantwortliche bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Mit dem neuen Intranet sind aktuelle Informationen an zentraler Stelle für alle Mitarbeitenden verfügbar. Komplexe Suchfunktionen und Bookmark-Dienste unterstützen sowohl die tägliche Arbeit als auch fachspezifische Recherchen.

Die On-Premise-Lösung bietet eine hohes Maß an Sicherheit, da alle Daten intern bleiben. Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen gibt es für das On-Prem-Intranet keine externen Server oder Drittanbieter, die potenzielle Sichrheitsrisiken darstellen könnten. Außerdem behält die Behörde die vollständige Kontrolle über ihre Daten. Das überzeugt nicht nur Datenschutzbeauftragte.

Boost für die Mitarbeiterbindung

  • Personalisierbarer Einstieg für jede und jeden zu allen benötigten Informationen
  • Beteiligung der Mitarbeitenden an Entscheidungsprozessen
  • weitreichende hierarchiefreie Vernetzung
  • Wahrnehmung und Wertschätzung durch das Management
  • Steigerung des Zusammenhalts und der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Weiterbildung durch Wiki-Wissensdatenbank, Austausch und Gruppen
  • interaktives "Social Net"

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